Denne personvernerklæringen gjelder for følgende virksomheter:

Gilje Tre, org. nr 951 875 392
Gilje Door, org. nr 964 747 008
Heretter omtalt under samlebetegnelse «Gilje»

«Gilje», ved administrerende direktør, er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt.

Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på vedrørende innsamling av personopplysninger (personopplysningsloven § 19), samt generell informasjon om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Med «behandlingsansvarlig» menes den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysningene og hvilke hjelpemidler som skal benyttes. Behandlingsansvarlig er ansvarlig for at personopplysningene behandles i samsvar med personopplysningslovens regler.

Med «behandling av personopplysninger» menes all bruk av personopplysninger, slik som innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering eller en kombinasjon av slike bruksmåter.

1. Behandling av personopplysninger som samles inn på nettbasert tjeneste

Med dette menes Personopplysninger som samles inn på nettsidene: www.gilje.no, og evt. andre nettbaserte tjenester som eies og driftes av Gilje. Det er markedssjef som har det daglige ansvaret for behandling av personopplysninger som samles inn via disse tjenestene.
Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger som samles via nettbaserte tjenester følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a) og/eller § 9 a), b) og f).

Eksempler på opplysninger som innhentes via ovennevnte tjenester er som følger:
• Navn
• Stilling
• Adresse/firmaadresse/fakturaadresse
• Telefonnummer
• E-postadresse
• Melding/bakgrunn for henvendelse

Informasjon om din bruk av nettsiden, i form av blant annet hvilke undersider som besøkes, nettleserinnstillinger og IP-adresse
«Gilje» samler ikke inn personopplysninger som fødselsdato- og personnummer, eller opplysninger om personlige betalingskort. Ved bruk av betalingsløsninger overføres all informasjon direkte med leverandør av betalingstjeneste.

Registrering/innhenting av opplysninger

«Gilje» samler inn opplysninger gjennom skjemaer på våre nettsider. Eksempelvis:
• Kontaktskjema
• Ved bestilling av produkter eller tjenester via våre nettsider
• Ved overføring av filer/dokumenter
• Ved påmelding til seminar, webinar, kurs, konferanser eller andre arrangementer
• Når man laster ned dokumenter, produktinformasjon, o.l.
• Ved påmelding til å motta vårt nyhetsbrev eller annen informasjon

Det er frivillig å oppgi disse opplysningene. Dersom man velger ikke å oppgi dataene, kan vi være forhindret fra å gi tilgang til etterspurt service, produkter eller tjenester.

Formålet med innhenting/registrering av opplysninger
• For å kunne gi tilgang til våre produkter og tjenester
• For å kunne ha nødvendig kommunikasjon og (kunde)oppfølging
• For å kunne ta kontakt og tilby våre produkter og tjenester
• For å kunne sende relevant informasjon

Vi oppretter profiler på bakgrunn av informasjonen som innhentes, for å kunne tilby deg de mest relevante produktene og yte god kundeservice. Profilene baseres kun på informasjon som du frivillig gir oss, og vi innhenter ikke informasjon for dette formålet fra tredjeparter.

Lagring av opplysninger

Informasjon innhentet gjennom skjemaer på våre nettsider lagres/videresendes internt til og/eller lagres i vårt CRM- og ERP-system.

1.1 Bruk av informasjonskapsler / cookies 🍪

Vi bruker informasjonskapsler for å tilpasse innhold, annonser og analysere trafikken vår. Vi deler også informasjon om din bruk av nettstedet vårt med våre annonserings- og analysepartnere som kan kombinere den med annen informasjon du har gitt dem, eller som de har samlet inn fra din bruk av tjenestene deres.

For å samle inn den dataen vi trenger for å optimalisere nettsiden vår, bruker vi noen informasjonskapsler som får nettsiden til å fungere som den skal. I tillegg bruker vi noen som tilhører tredjeparter:

Google Analytics er en nettanalysetjeneste som vi bruker for å innhente ikke-personlig informasjon, så vi kan analysere adferdsmønstre og brukeradferd.

Google Tag Manager er et program som administrerer og publiserer kodesnutter (tags) på nettstedet. Disse kan blant annet brukes til markedsføring og analyse, men også for å øke brukervennligheten på siden.

Hotjar er et verktøy for å analysere hvordan nettsiden blir brukt. Her får vi blant annet informasjon om hvor langt besøkende skroller på siden, og hva som blir klikket på.

Google Ads er Googles annonsesystem. Informasjonskapslene herfra brukes for å nå tidligere besøkende på nettsiden basert på deres bruksmønstre.

Facebook Pixel er en liten kodesnutt som gir oss muligheten til å måle, optimalisere og bygge publikum for annonsekampanjer.

2. Opplysninger om kunder og forretningsforbindelser

«Gilje» anvender ulike ERP- og CRM-systemer for bl.a. kundeoppfølging, ordre- og prosjektstyring, o.l.
Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger ved hjelp av disse systemer følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f).

Det er markedssjef som har det daglige ansvaret for dette.
Ved oppdrag/leveranser hvor «Gilje» benytter underleverandører, er «Gilje» behandlingsansvarlig og underleverandøren er «Gilje» sin databehandler. I slike tilfeller er det en egen databehandleravtale som regulerer hvilken informasjon underleverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

3. E-post og telefon

«Gilje» sine medarbeidere benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet, både i forbindelse med forretningsmessige forhold (herunder bl.a. kontakt og oppfølging av salgsprosess, effektuere ordre, administrere kundeforholdet, kontakt med forretningsforbindelse, media, administrere diverse henvendelser, o.l.) og i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter.
Den enkelte er ansvarlig for å administrere meldinger som er lagret i den enkeltes innboks i henhold til bedriftens til enhver tid gjeldende IKT-retningslinjer. Ved fratreden håndteres e-post kontoene i henhold til de samme IKT-retningslinjer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.
Vi gjør alle våre kontakter oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.
Telefonsamtaler logges i vårt CRM-system. Denne loggen er nødvendig for oppfølging av salgsprosess og for å effektuere kundeforholdet.
De ansatte har en oversikt over de siste anropene på sine telefoner.
Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

4. Opplysninger om de ansatte, samt jobbsøkere

«Gilje» behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f).
Det er økonomi- og HR sjef som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemer. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på «Gilje» sine nettsider.
Personopplysninger om de ansatte arkiveres i personalmapper; både fysisk og elektronisk. Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet.

Opplysninger om de ansatte kan publiseres på «Gilje» sine nettsider, brosjyrer, kundemagasin, profiler på sosiale medier, samt annen type markedsføringsmateriale. Dette kan være navn, stilling, kontaktinfo og bilde.
Alle stillingssøknader blir arkivert elektronisk. Disse blir lagret i vårt elektroniske arkiv i ca. ett år før de slettes.

5. Liste over besøkende

Besøkende hos «Gilje» føres opp i besøksprotokoll. Listen oppbevares i maks to år etter besøket.

6. Generelle forhold

Lagring av opplysninger
Vi lagrer personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.
Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke, med mindre «Gilje» må beholde personopplysninger på annet behandlingsgrunnlag.

Sletting av opplysningene
Personopplysningene vil bli slettet når formålet med behandlingen er oppfylt og alle plikter som følger av behandlingen er oppfylt, med mindre «Gilje» har andre legitime grunnlag for å beholde personopplysningene.
I tillegg vil vi slette opplysningen på oppfordring ved å kontakte oss.

Utlevering av opplysninger til tredjepart
Vi gir ikke dine personopplysninger videre til andre med mindre det foreligger et lovlig eller avtalemessig grunnlag for slik utlevering.
«Gilje» kan bruke databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på «Gilje» sin vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

Rettigheter
Som bruker/registrert har du rett til å kreve innsyn i personopplysningene vi lagrer om deg og hvordan de behandles. Du kan også kreve retting, sletting og begrensninger i behandlingen av personopplysninger i henhold til personopplysningsloven.

Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no. Der hvor behandlingen av personopplysninger er basert på samtykke, kan du til enhver tid trekke samtykket tilbake. Den enkleste måten å gjøre dette på er å kontakte «Gilje» sin behandlingsansvarlig.

Klager
Dersom du mener at «Gilje» ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven, har du rett til å klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten. Dette gjøres ved å sende klage til Datatilsynet, kontaktinformasjon er tilgjengelig på www.datatilsynet.no.

Gjennomføring av endringer
Vi vil med jevne mellomrom kunne oppdatere denne personvernerklæringen for å gjenspeile eventuelle endringer på nettstedet eller ved vår nettstedspolitikk. Erklæringen vil kunne bli oppdatert slik at den er i tråd med det til enhver tid gjeldende regelverk.

Sist oppdatert: August 2018
Kontaktinformasjon:
Telefon 51 61 14 00
post@gilje.no